Agile kun je leren

 
14 juli 2020

INTERVIEW MAAIKE DIRCKEN, PRODUCT OWNER WHITEVISION 

WhiteVision is een leverancier van oplossingen voor het digitaal verwerken van inkomende documenten zoals inkoopfacturen. Bij de ontwikkeling van een nieuwe productlijn heeft WhiteVision bewust ervoor gekozen om de ontwikkelcapaciteit uit te besteden op basis van een agile aanpak. Maaike Dirckenowner bij WhiteVision, vertelt over het leertraject dat het bedrijf heeft afgelegd. 

“Onze oplossing is vanaf 2005 in eigen huis ontwikkeld en getest op basis van de watervalmethode. Tijdens de initiële groeifase is het lange tijd gebruikelijk geweest om de software per klant aan te passen – denk aan specifieke integraties met ERP of financiële systemen. Op dit vlak werd volgens de Kanban-methode (een methode om inzicht te krijgen in de workflow en de daadwerkelijke taken van het gehele proces, red.) gewerkt, gericht op doorlopend verbeteren. Dat heeft in de loop van de tijd ertoe geleid dat er een uitgebreide oplossing is ontstaan. De software waar onze documentmanagement-oplossingen op aansluiten – overwegend ERP-systemen, zoals Afas of Exact – gaan allemaal richting SaaS- en cloudoplossingen. Een van de belangrijke voordelen is dat deze toepassingen doorlopend en in snelle iteraties worden ontwikkeld en verbeterd. Want wanneer er iets verandert in een bepaalde sector, moet jouw oplossing daar snel op kunnen inspelen. Standaardisatie en automatisering van processen in de software maakt bovendien de implementatie en support eenvoudiger.”  

WhiteVision wilde bij de nieuwe productlijn de bestaande functionaliteit op een heel nieuw platform beschikbaar maken en verder uitbouwen, daarbij geholpen door NetRom. Het team dat aan de nieuwe oplossing werkt, maakt gebruik van de agile scrum-methode. Per sprint van twee weken zijn er vier vaste contactmomenten, waarin een sprint update, een review en een refinement gecombineerd worden. NetRom was gewend om na twee weken iets op te leveren, maar er moest een gezonde balans worden gevonden om voldoende specificaties voor een nieuwe sprint te definiëren.”  

“Daarnaast moesten beide partijen leren om met elkaar te communiceren. Denk hierbij aan het maken van afspraken over het specificeren van acceptatiecriteria en het bespreken van de functionele context. Ik denk dat er veel terug te voeren is op scoping: hoe werk je toe naar een minimum viable product zonder meteen te veel in de detailmodus te schieten? Hoe zorg je ervoor dat je tijdig en regelmatig aan- en oplevert? Wat we ook hebben geleerd: als je weinig contactmomenten hebt, vergroot dat de kans op lange discussies over specificaties, dus hebben we duidelijke afspraken gemaakt over de structuur en voorbereiding van de calls.”  

“Wat het extra lastig maakt, is dat er een bestaand product is waar meer dan 15.000 gebruikers blij mee zijn. Vergelijkbare functionaliteit in een nieuwe oplossing aanbieden, die vertaalslag ging bij WhiteVision in het begin niet in sprints. Daarnaast hadden wij de neiging om te veel werk in één sprint te willen stoppen. Dat leidde ertoe dat het ook voor NetRom ingewikkelder werd om de vertaalslag te maken van de gevraagde functionaliteit naar een geschikte technische oplossing. Dit soort dingen zijn uiteraard aan de orde gekomen in gesprekken met NetRomDaar leer je allebei van.” 

“De grootste leerpunten voor onze organisatie hebben te maken met voorspelbaarheid en betrouwbaarheid. Wij hebben in de loop van de tijd beter leren inschatten wat een ontwikkelteam kan opleveren. NetRom is steeds beter gaan aanvoelen wat wij bedoelen. Mijn tip voor bedrijven die nadenken over een agile samenwerkingsverband? Zorg dat met name de samenwerking en communicatie niet te complex worden, houd het eenvoudig. Van het inschieten van een user story tot en met het stellen van vragen en het maken van afspraken over communiceren.”

Maaike Dircken